Asiakaskertomukset 17.11.2022

Aidon One uudisti kenttätöiden hallinnan ja asentajien ajankäytön

Vantaan Energia Sähköverkot siirsi muutama vuosi sitten mittarointitöiden hallinnan Aidon One -alustalle. Samalla uudistettiin työprosessit ja voitiin luopua vanhoista järjestelmistä. Uudistuksen tärkeimmät vaikutukset: työaikaa on säästynyt useamman henkilötyökuukauden verran vuodessa. Tehtävät hallitaan yhtenä kokonaisuutena niiden aikatauluttamisesta aina asiakasviestintään saakka.

Vantaan Energia Sähköverkot on yksi Suomen suurimmista kaupunkiverkkoyhtiöistä. Yhtiö työllistää 70 sähköverkkoammattilaista ja hallinnoi yli 138 000 sähkömittaria Vantaan kaupungin alueella. Yhtiö vastaa lisäksi n. 6500 kaukolämpökohteen mittauksista näihin liittyvine laiteasennuksineen. Vuosittain Vantaan Energia Sähköverkoilla suoritetaan noin 10 000 mittarointitehtävää: uudisasennuksia, vaihtoja ja poistoja.

Nykyisin kaikki sähkön ja kaukolämmön mittarointityöt hallitaan työmääräiminä Aidon Onessa, johon ne siirtyvät integraatiorajapinnan kautta suoraan asiakastietojärjestelmästä. Aidon Onea käyttävät omat ja urakointikumppanien asentajat sekä verkkopalvelujen tukitoiminnoissa työskentelevät henkilöt. Käyttöoikeudet määritellään roolien mukaan. Tämä takaa sen, että kullakin Aidon Onen käyttäjällä on käytössään vain ne tiedot ja näkymät, joita hän tarvitsee omassa työssään. Tämä myös tekee Aidon Onen käytön omaksumisen helpoksi uusille käyttäjille.

Turhat työvaiheet pois

Aidon Onen karttanäkymän avulla asentajien tehtävien jakaminen ja aikatauluttaminen sujuu helposti. Kun asentaja voi suunnitella samalla alueella tehtävät työt samalle päivälle, säästyy aikaa ja ajokilometrejä. Lisätehokkuutta tuo Aidon Onen navigointiominaisuus, jonka avulla kohteet löytyvät ilman turhaa etsimistä.

Kohteessa asentaja varmistaa mobiililaitteella Aidon Onen työmääräimeltä käyttöpaikan ja mittarin tietojen oikeellisuuden, täyttää tehtävään liittyvät tiedot ja kuittaa työn valmiiksi. Tiedot päivittyvät suoraan asiakastietojärjestelmään.

– Kun ryhdyimme suoraviivaistamaan ja automatisoimaan prosessejamme, analysoimme tarkasti, mitä tietoa todella tarvitsemme ja mihin asentajien aika kuluu. Aiemmin mittarin asennustyön kirjaaminen PDA-laitteella vaati asentajalta huomattavan paljon aikaa. Halusimme päästä eroon toistuvista näppäilyistä, jotka asentajan oli käytävä läpi jopa kymmeniä kertoja päivässä, kertoo kenttäpalvelun esimies Arto Flink.

– Kaikki ylimääräiset vaiheet on nyt karsittu pois. Vuositasolla asentajilta säästyy aiempaan verrattuna yhteensä noin puolen miljoonan näppäiltävän tiedon vaatima aika – käytännössä 2-3 kuukauden verran työaikaa, joka aiemmin oli pois asentajan varsinaisesta työstä.

Asiakastiedottaminen osaksi työprosessia

Koska sähkömittarin vaihdosta aiheutuu lyhyt sähkökatko, vaihtotyöstä on aina tiedotettava asiakkaita etukäteen. Aiemmin asentajat kiersivät muun työn ohessa jakamassa tiedotteita asiakkaiden postilaatikoihin. Nyt vaihdoista ilmoitetaan asiakkaille tekstiviestein, jotka lähetetään Aidon Onesta. Viesteissä käytetään valmiiksi luotuja tekstipohjia, joihin tuodaan tarvittavat asiakas- ja tehtäväkohtaiset tiedot työmääräimiltä. Asiakastiedotus on näin kiinnitetty osaksi tehtävänkulkua.

Hyötytieto talteen kenttätyön ja raportoinnin tueksi

Prosesseja ja asentajien ajankäyttöä on saatu tehostettua myös hyödyntämällä Aidon Onea työkeikoilla sellaisten tietojen ja havaintojen kirjaamiseen, jotka vaativat toimenpiteitä tai ovat jatkossa hyödyksi. Jos esimerkiksi kiinteistöön on vaihdettu lukot eikä asentajalla ole sinne pääsyä, hän kirjaa tästä tehtävän Aidon Oneen Tukitoiminnot-ryhmälle saatavilla olevin lisätiedoin, esimerkiksi isännöitsijän puhelinnumerolla varustettuna. Toimistolla työskentelevä kollega hoitaa pääsyoikeudet kuntoon taustatyönä, eikä asentajan aikaa kulu yhteyshenkilöiden tavoitteluun ja muuhun selvittelyyn.

Aidon Onea hyödynnetään myös liittymien kunnossapitotarkastuksissa. Tarkastusten havainnot tallennetaan Aidon Oneen ja jos kohde vaatii korjaavia toimenpiteitä, tarkastaja kirjaa ne ylös ja laatii niistä työmääräimen. Tarvittaessa liittymän omistajaa tiedotetaan puutteista tai tarvittavista toimenpiteistä. Sen lisäksi, että tiedot tarkastuksista tallettuvat suoraan kentältä kaikkien tarvitsijoiden saataville jatkokäsittelyä varten, niistä jää tilastomerkinnät, jotka voidaan ajaa raporteiksi vuosiseurantaa varten.